为全面加强教育系统办公邮箱安全管理，确保信息安全与隐私保护，根据《互联网政务应用安全管理规定》《教育部办公厅关于加强电子邮件安全管理的规定》《市教委互联网政务安全邮箱使用管理办法》等相关要求，结合我校实际情况，制定本制度。
一、适用范围
本制度适用于全校各二级单位、部门所使用的办公邮箱，学校域名邮箱以及在公共邮件系统注册的邮箱（如：163邮箱、QQ邮箱等）。
二、管理职责
1、网络安全和信息化办公室（下文简称网信办）：负责全校办公邮箱系统的技术支持和安全保障，包括系统维护、安全监测、应急响应等。
2、各二级单位、部门：负责本单位（部门）办公邮箱的具体管理，包括账号分配、使用监管、安全教育等。
三、账号管理1.申请与分配：
（1）申请校内域名办公邮箱，可以填写OA系统新建流程
“天津中医药大学部门电子邮箱地址申请表”。
（2）申请其他网站办公邮箱的开设需由申请人填写申请表，经所在二级单位负责人审核后，提交网信办备案。
2.使用与变更：
（1）邮箱用户应妥善保管个人账号信息，不得私自转让或借用给他人使用。
（2）办公邮箱管理员离职或调动时，所在部门应及时进行交接，学校域名邮箱需通知网信办进行使用人更改，校外域名邮箱请部门做好交接手续。
3.注销流程：
部门办公邮箱注销前需确保账号内重要信息的备份与转移，以防重要资料遗失。
四、安全要求1.密码安全：
密码设置应复杂且不易被猜测，建议密码位数至少10位以上，且必须包含大写、小写、数字和特殊字符四种字符组合，并定期更换；严禁使用默认密码或简单密码（如连续数字、字母、生日等）。
2.邮件内容安全：
（1）禁止通过办公邮箱传输涉密信息、敏感数据及个人隐私信息。
（2）发送重要邮件时，应采用加密方式或验证接收方身份方式。
3.防范钓鱼攻击：
（1）提高警惕，不点击来源不明的链接或下载可疑附件。
（2）定期参加网络安全培训，增强识别和应对钓鱼邮件的能力。
4.日常使用规范：
（1）不得利用办公邮箱发送垃圾邮件、链式邮件或从事违法违规活动。
（2）定期清理邮箱，保持邮箱整洁有序，避免“邮箱网盘化”。
5.安全监测与应急响应：
（1）网信办定期对邮箱系统进行安全监测，及时发现并处理安全威胁。
（2）发生安全事件时，应立即启动应急预案，采取措施防止事态扩大，并报告相关部门。
五、监督与检查
1. 各二级单位、部门应定期对本单位（部门）办公邮箱使用情况进行自查，发现问题及时整改。
2.网信办将不定期对全校办公邮箱安全管理情况进行抽查，并将检查结果通报全校。
六、责任追究
对于违反本制度规定，导致信息安全事件发生的，将依据学校相关规定追究相关责任人责任。
七、附则
1.本制度由网信办负责解释。2.本制度自发布之日起施行。
